Allestimenti fiere: come gestire la fase preliminare

La realizzazione degli allestimenti per fiere rappresenta solo l’ultima fase di un lungo e attento lavoro di pianificazione e progettazione. Prima ancora di cominciare, è bene gestire tutta una serie di adempimenti e pratiche necessarie per avviare l’intero progetto. Dall’accordo commerciale al bando di gara: scopriamo insieme come impostare la fase preliminare di un allestimento!

• Fase preliminare degli allestimenti fieristici: il cliente privato
• Fase preliminare degli allestimenti fieristici: il cliente istituzionale
• Case history: Agrilepidio Berlino 2020

Progettare e realizzare allestimenti per fiere è un’attività che richiede certamente una profonda conoscenza del settore, ma non solo. Per creare un allestimento di successo, occorre gestire in maniera ottimale ogni singola fase: dall’accordo commerciale con l’azienda, alla progettazione, alla realizzazione dello stand. Il primo step in particolare, che prende il nome di fase preliminare, richiede la capacità di sbrigare tutta una serie di adempimenti e pratiche burocratiche necessarie per raggiungere l’accordo con il cliente e partecipare alla fiera. Sei curioso di scoprirle? Continua a leggere!

Allestimenti fiere: il cliente privato

La prima fase organizzativa nell’ambito degli allestimenti fieristici è quella relativa al raggiungimento dell’accordo commerciale con il cliente. Nello specifico, l’agenzia si occupa di raccogliere il brief, ovvero tutte le richieste e le esigenze dell’azienda in merito al progetto. In questa fase è fondamentale recuperare il maggior numero di informazioni possibili, così da poter elaborare la strategia e il progetto di allestimento più vicino alle reali esigenze del cliente. A questo punto, l’agenzia potrà fornire il proprio preventivo, che sarà accettato o meno dall’azienda. In questo caso il cliente potrebbe chiedere delle modifiche e potrebbero essere necessari nuovi incontri per definire i dettagli del progetto e gestire al meglio la trattativa.

Nel caso in cui l’azienda dovesse accettare il preventivo, sarà possibile passare alla fase progettuale, ovvero quella relativa alla produzione di rendering e layout degli allestimenti fieristici. Prima ancora, però, bisognerà sbrigare alcune pratiche burocratiche. Se vuoi partecipare ad una fiera, ad esempio, devi pagare lo spazio che andrai ad occupare con lo stand. Non solo, nel caso in cui l’allestimento dovesse prevedere un’area degustazione, potrebbe essere necessario ottenere delle assicurazioni per l’utilizzo dell’acqua. Tutti questi adempimenti devono essere portati a termine nella fase preliminare, in quanto sono indispensabili per poter andare avanti. Si tratta perciò di un iter piuttosto lungo e che diventa molto più complesso nel caso in cui il cliente sia un ente pubblico. Vuoi sapere perché? Scopriamolo insieme!

Allestimenti fiere: il cliente istituzionale

La fase preliminare di un allestimento fieristico cambia completamente se il progetto riguarda un ente pubblico. In questo caso, infatti, non vi è alcun accordo commerciale, ma è necessario partecipare ad un bando di gara. Per prendervi parte, inoltre, l’agenzia deve dimostrare di essere in possesso di una serie di requisiti specifici. A questo proposito, in particolare, MEPA richiede un certo numero di anni di esperienza, certificazioni ad hoc, indicazioni relative al fatturato, ecc. Insomma, se intendi gestire la realizzazione di un allestimento per un cliente pubblico, dovrai far in modo che la tua agenzia abbia tutte le carte in regola per partecipare.

Anche in questo caso sarà necessario richiedere determinate certificazioni ed effettuare adempimenti burocratici specifici. Non solo, proprio come accade con il cliente privato, bisognerà pagare il proprio spazio all’interno della fiera e ottenere tutte le assicurazioni del caso. Per partecipare al bando, la tua agenzia dovrà inoltre procedere con un’iscrizione attraverso una piattaforma dedicata. In caso di esito positivo, potrai passare alla fase progettuale ed infine a quella di realizzazione vera e propria. Fra la prima e l’ultima fase, tuttavia, possono trascorrere anche diversi mesi. Al contrario, nel caso di un cliente privato, i vari step sono molto più veloci. Ecco, ad esempio, cosa è accaduto con Agrilepidio in occasione del Fruit Logistica!

Il caso Agrilepidio Berlino 2020

Agrilepidio è un’azienda agricola nata negli anni ’70 grazie alla passione di Aldo Lepidio e specializzata nella produzione e vendita di frutta biologica, fra cui kiwi e prugne. In occasione del Fruit Logistica 2020, l’azienda ha scelto di partecipare come espositore, rivolgendosi a Muwo per l’allestimento del proprio stand. Fruit Logistica è la più grande fiera europea del settore ortofrutticolo e, nel 2020,  si è svolta a Berlino dal 5 al 7 febbraio.

Si tratta di un evento internazionale molto importante, che richiede ottime doti di pianificazione e progettazione, ma soprattutto la capacità di adattarsi in poco tempo a contesti e situazioni differenti. Dopo il raggiungimento dell’accordo commerciale, Muwo ha quindi dovuto gestire tutta la parte relativa agli adempimenti burocratici, occupandosi delle varie spese e delle pratiche necessarie per prendere parte all’evento. Solo a questo punto, l’agenzia è passata alle fasi successive, progettando e realizzando uno stand fieristico funzionale, accogliente e curato in ogni singolo dettaglio.

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