Eventi aziendali: come organizzare una performance di successo

Gli eventi aziendali rappresentano senza dubbio un’ottima occasione per promuovere l’immagine aziendale coinvolgendo al tempo stesso i propri dipendenti o clienti. Questi appuntamenti costituiscono infatti importanti momenti di aggregazione, che consentono di incentivare la cultura e lo spirito aziendale. Proprio per questo motivo, è fondamentale che gli eventi aziendali rispettino caratteristiche ben precise e, soprattutto, siano in grado di comunicare efficacemente il messaggio, coinvolgendo emotivamente i propri ospiti. Insomma, se compito di un evento aziendale è sicuramente quello di comunicare i valori dell’azienda, d’altro canto è necessario tenere conto anche di alcuni aspetti molto importanti, relativi all’intrattenimento di dipendenti e clienti.

Organizzazione eventi aziendali: da dove partire

Il punto di partenza, in questi casi, è sempre il brief dell’azienda. Ogni evento, infatti, deve essere progettato e pianificato in base a quelle che sono le aspettative e gli obiettivi del cliente. Solo successivamente sarà possibile passare alla fase di ideazione e progettazione. La scelta della location, ad esempio, rappresenta un aspetto molto importante, che deve tener conto di una serie di fattori. Il numero di invitati, in particolare, gioca un ruolo importante. Al tempo stesso, è fondamentale che la sala possa essere allestita e personalizzata facilmente. Chi invece desidera stupire i propri dipendenti o clienti potrà optare per una location insolita e suggestiva, capace di regalare emozioni forti e ricordi indelebili.

Gestione degli ospiti

La gestione degli ospiti poi rappresenta un altro aspetto cruciale nell’organizzazione di un evento aziendale. La creazione e l’invio degli inviti costituiscono infatti solo una piccola parte di tutto il processo. La gestione di un evento di questo tipo richiede infatti anche considerazioni circa la logistica e il trasporto degli ospiti. Bisognerà quindi occuparsi della prenotazione di eventuali biglietti e delle strutture di soggiorno, nel caso in cui l’evento duri più di un giornata. Non solo, altrettanto importante è l’organizzazione del catering. L’intrattenimento degli ospiti passa infatti anche da questo aspetto, che deve essere studiato con cura e deve risultare coerente con lo stile dell’evento.

Allestimenti eventi aziendali

Infine, per confezionare un evento aziendale di successo, altrettanto fondamentale è la scelta degli allestimenti. Questi ultimi devono essere studiati e pensati per comunicare efficacemente il brand e i suoi valori, offrendo al tempo stesso un’esperienza coinvolgente ed emozionante. L’utilizzo di dispositivi tecnologici e allestimenti innovativi, ad esempio, può sicuramente contribuire a creare un evento emozionale e in grado di lasciare il segno.

Evento aziendale: il caso Maxell

Naturalmente, per essere certi di organizzare un evento aziendale davvero efficace, il consiglio è di affidarsi ad un’agenzia con una lunga esperienza sul campo. In Muwo, ad esempio, ci occupiamo di pianificare eventi sia in Italia che all’estero e siamo in grado di seguire ogni singola fase, dall’ideazione alla realizzazione vera e propria. Per Maxell Display, ad esempio, abbiamo organizzato una conferenza stampa destinato al lancio di nuovi prodotti sul mercato europeo. L’evento ha visto la partecipazione anche di alti dirigenti provenienti dal Giappone e ha quindi richiesto una pianificazione davvero impeccabile. La conferenza stampa, in particolare, è stata organizzata presso L’NH Hotel di Milano, una location esclusiva e in grado di ospitare un gran numero di persone. Nei successivi due giorni, invece, l’evento è proseguito nella Motor Valley, dove i partecipanti hanno potuto godere di alcune esperienze all’insegna del Made in Italy: dalla visita all’acetaia all’esclusivo giro in Ferrari.

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Cristina Columpsi

Copywriter, social media manager, mamma di Orlando e Leonardo. Amo la musica, il cinema e tutto ciò che è arte. Sono una persona curiosa e mi piace imparare sempre cose nuove. Il mio motto è “Se non ho fortuna, me la creo”.