Hostess relazione clienti: ruolo e mansioni

L’hostess è una figura professionale che appartiene al mondo dell’organizzazione di fiere ed eventi. Nello specifico, si occupa di accogliere il cliente all’interno dello stand e di presentare eventuali prodotti e/o servizi. Si tratta perciò di un ruolo molto importante e strategico ai fini della buona riuscita dell’evento. Nel caso specifico di una fiera, ad esempio, le hostess, hanno il delicato compito di attirare visitatori e potenziali clienti all’interno dello spazio espositivo. Si tratta del primo step, cui segue poi l’accoglienza vera e propria e la presentazione dei prodotti. E’ chiaro perciò che uno dei primi requisiti di una buona hostess deve essere proprio l’aspetto fisico. Chi intende svolgere questa professione dovrà perciò avere bella presenza e cura della propria persona. In alcuni casi sono richieste anche taglie e caratteristiche fisiche ben precise. Non solo, una hostess che deve relazionarsi con i clienti dovrà anche essere comunicativa e predisposta ai rapporti interpersonali. Per fare questo lavoro occorre perciò una personalità estroversa e solare. E non finisce qui. A tutte queste doti, che sono spesso innate, un hostess dovrà anche saper abbinare la giusta formazione ed esperienza, elementi che consentono di fare la differenza nell’accoglienza e gestione dei clienti.

Mansioni hostess nelle fiere e negli eventi

La predisposizione ai rapporti interpersonali infatti non è sempre sufficiente a garantire una corretta gestione delle relazioni. Ogni evento può avere un pubblico differente, con caratteristiche e aspettative ben precise che è bene conoscere. Una hostess davvero professionale dovrà perciò documentarsi e acquisire tutte le informazioni necessarie per comprendere appieno la tipologia di evento e del pubblico presente. Conoscendo i gusti e gli interessi del cliente, potrà infatti affrontare gli argomenti più adeguati, riuscendo ad attirare e coinvolgere realmente i visitatori. Proprio per questo motivo, tutte le hostess devono sempre ricevere una formazione ad hoc. Si tratta infatti di uno strumento molto importante attraverso il quale, oltre ad apprendere le mansioni principali, è possibile conoscere anche le caratteristiche principali dell’evento e del pubblico presente. Generalmente questo compito spetta all’agenzia di comunicazione che organizza e gestisce l’evento. La formazione può essere svolta in presenza o a distanza, in base alle necessità ed esigenze dell’azienda. Durante il briefing le hostess potranno fare le loro domande e approfondire eventuali dubbi relativi alla gestione dell’evento. Solo a questo punto saranno davvero pronte per cominciare e dare il meglio nel corso della manifestazione.

Naturalmente, anche se l’obiettivo principale dell’hostess è quello di accogliere e intrattenere i visitatori, le mansioni spesso comprendono anche la preparazione della sala e la collaborazione nell’allestimento dello stand.

Hostess relazione clienti: ruolo e mansioni nel punto vendita

Completamente diversa è invece la figura delle hostess all’interno di un punto vendita. In questo caso, infatti, il ruolo si avvicina molto di più a quello della promoter, una figura professionale che si occupa della promozione dei prodotti in occasione di attività in store. In questo caso, quindi, le hostess non si limitano ad attirare ed accogliere i clienti all’interno del negozio, ma devono anche presentare prodotti e/o eventuali promozioni. Le mansioni somigliano perciò molto a quelle di un vero e proprio venditore. Una figura di questo tipo richiede infatti ottime capacità relazionali, ma anche doti persuasive e commerciali. Si tratta di capacità che, in parte, prevedono una predisposizione caratteriale ma che possono anche essere coltivate attraverso corsi specifici. In questo caso perciò più che mai l’hostess deve essere adeguatamente formata ma soprattutto avere alle spalle una certa esperienza. Conoscere le problematiche e criticità di questo lavoro, consente infatti di affrontare i clienti nel modo migliore, riuscendo a raggiungere l’obiettivo di vendita. E non finisce qui.

Lavorare come hostess all’interno di un negozio significa anche svolgere alcune mansioni tipiche degli addetti alle vendite. Per questo alle hostess dei punti vendita è spesso richiesto di occuparsi delle operazioni di incasso e delle registrazioni degli acquisti con le diverse possibilità di pagamento.

Hostess relazione clienti: come selezionare quella giusta

La figura della hostess è quindi piuttosto complessa e richiede una serie di conoscenze e competenze ben specifiche. Per assicurare la buona riuscita di un evento, è quindi fondamentale selezionare il personale giusto, un team di hostess preparate e che sappiano affrontare tutte le principali problematiche legate alle gestione di una manifestazione. Il consiglio, in questi casi, è di rivolgersi ad un’agenzia specializzata, che sia in grado di mettere a disposizione personale qualificato e altamente professionale. Non solo, un’altra variabile da considerare riguarda la possibilità di contare su un database di contatti il più possibile ampio e variegato. Alcune hostess, infatti, potrebbero essere perfette per una determinata tipologia di evento, ma meno adatte ad un’altra. A questo proposito, in Muwo offriamo da sempre un ampio database di contatti, fra hostess, steward e promoter per la gestione del cliente in occasione di eventi e attività di in store promotion.

Dal 1999 ci occupiamo di organizzare fiere ed eventi sia in Italia che all’estero, mettendo a disposizione hostess e promoter professionali e di esperienza. Siamo inoltre in grado di gestirne la selezione e la formazione, organizzando anche corsi a distanza. Se hai necessità di approfondire l’argomento o vuoi ricevere una consulenza gratuita da parte di uno dei nostri professionisti, iscriviti alla nostra newsletter.

Cristina Columpsi

Copywriter, social media manager, mamma di Orlando. Amo la musica, il cinema e tutto ciò che è arte. Sono una persona curiosa e mi piace imparare sempre cose nuove. Il mio motto è “Se non ho fortuna, me la creo”.