Allestimenti congressi: consigli utili per un evento di successo

I congressi sono riunioni periodiche che un ente o un’azienda organizza con il proprio staff di dipendenti. Si tratta perciò di una categoria particolare di eventi, non aperta al pubblico, e incentrata su tematiche e argomenti molto specifici. Pur essendo rivolti esclusivamente agli addetti ai lavori, anche i congressi richiedono un attento lavoro di pianificazione e progettazione, che include una serie di step ben definiti. Oltre alla scelta della location, ad esempio, bisognerà occuparsi degli inviti, della creazione del materiale di comunicazione e, naturalmente, anche degli allestimenti. Gli spazi, infatti, dovranno essere organizzati in modo tale da risultare estremamente funzionali e, al tempo stesso, coerenti con la comunicazione e il tema del congresso.

Allestimenti congressi: personalizzazione e suddivisione degli spazi

Proprio per questo motivo, il consiglio è di procurarsi una piantina della location, in modo tale da valutare e pianificare al meglio la suddivisione degli spazi. Non solo, per avere un riscontro effettivo, bisognerebbe anche organizzare più di un sopralluogo in modo tale da verificare personalmente la coerenza della piantina. Solo a questo punto, è possibile passare alla fase creativa vera e propria, ovvero quella relativa alla personalizzazione della sala. In questo caso, tutto dipende molto dal tema dell’evento, che può essere di natura formativa o informativa. Nel primo caso, ad esempio, il congresso potrebbe avere lo scopo di formare lo staff circa alcune novità relative ai propri prodotti/servizi, oppure potrebbe avere la funzione di creare relazioni e momenti di aggregazione (team building). Si tratta di due tipologie di congresso molto diverse, che andranno progettate in maniera differente.

Nel primo caso, ad esempio, il materiale di comunicazione presente all’interno della location avrà un ruolo centrale. Nel secondo caso, invece, lo spazio dovrà essere suddiviso in modo tale da favorire la socializzazione e la creazione di momenti di convivialità. Tuttavia, al di là delle differenze in termini di obiettivi, ciò che conta è che la location rispecchi il tema del congresso e che quindi sia adeguatamente personalizzata.

La reception

Non solo, uno degli aspetti più importanti che caratterizza un congresso di successo è sicuramente la presenza di una reception. Lo staff di accoglienza svolge infatti un ruolo molto importante, in quanto permette di fornire tutte le informazioni utili ai partecipanti ed offre una sorta di “guida” per vivere al meglio l’evento. All’interno della reception, si potrà ad esempio istituire un vero e proprio infopoint, in cui distribuire materiale informativo, depliant, gadget, ecc. Nel caso in cui si tratti di un congresso internazionale, il consiglio è di valutare anche la presenza di un interprete.

Allestimenti congressi: sicurezza e servizi

E non finisce qui. Per far sì che tutto sia organizzato al meglio, è necessario occuparsi della sicurezza, reclutando personale preparato e adeguatamente formato. Nel caso di congressi ad alta partecipazione, ad esempio, lo staff della sicurezza dovrà essere in grado di gestire ampi flussi di persone. Non solo, è molto importante che la struttura sia dotata di tutte le attrezzature di sicurezza necessarie e che la location sia in grado di garantire tutti i servizi fondamentali. Per questo, la progettazione del congresso dovrà anche include uno spazio riservato al ristoro e al coffee break. L’area, tuttavia, dovrà essere isolata in modo tale da non creare confusione.

Attrezzature tecniche

Infine, gli allestimenti dei congressi devono sempre prevedere la presenza di un’attrezzatura tecnica adeguata: dai microfoni ai videoproiettori, schermi led, computer, ecc. Naturalmente, la gestione di queste attrezzature deve essere effettuata da personale tecnico preparato e che dovrà essere reclutato in vista dell’evento.

Allestimenti congressi: a chi rivolgersi

Insomma, l’organizzazione di un congresso è un’attività che richiede un lavoro di pianificazione molto accurato. Trattandosi di un evento specifico, infatti, il congresso ha le sue regole e deve essere affrontato in modo tale da garantire la massima funzionalità degli spazi e una comunicazione estremamente coerente. Per questo motivo, è necessario affidarsi ad agenzie specializzate e che abbiano alle spalle una lunga esperienza nel settore. In Muwo, ad esempio, offriamo servizi per la Brand e Product Communication, fra cui l’allestimento di fiere e congressi nazionali e internazionali. Siamo in grado di gestire ogni fase dell’evento, dalla pianificazione al disallestimento, mettendo a disposizione un team preparato e capace di far fronte a qualsiasi tipo di imprevisto.

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Cristina Columpsi

Copywriter, social media manager, mamma di Orlando e Leonardo. Amo la musica, il cinema e tutto ciò che è arte. Sono una persona curiosa e mi piace imparare sempre cose nuove. Il mio motto è “Se non ho fortuna, me la creo”.