Stand fieristici: come organizzare un allestimento di successo

L’allestimento degli stand fieristici è un’attività che non può essere in alcun modo improvvisata. Esistono infatti una serie di regole che è bene conoscere e soprattutto rispettare. Non solo, occorre pianificare ogni minimo dettaglio, riuscendo al tempo stesso a gestire anche l’imprevisto. Insomma, se vuoi organizzare un allestimento di successo, dovrai seguire una serie di step ben precisi. Scopriamoli insieme!

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• La fase preliminare
• La fase progettuale
• Allestimento e disallestimento stand fieristici

L’allestimento di stand fieristici è un’attività molto complessa e che richiede una certa esperienza nel settore. Non è possibile quindi affidarsi all’improvvisazione, ma occorre pianificare ogni minimo dettaglio dell’attività, attraversando tutta una serie di fasi delicate e molto importanti. Prima di procedere con la realizzazione vera e propria, bisognerà ad esempio passare per la fase progettuale. Non solo, prima ancora, sarà necessario sbrigare tutta una serie di pratiche burocratiche. Per organizzare un allestimento su misura e di successo, dovrai quindi affidarti ad un’agenzia altamente specializzata, che sia in grado di offrire la giusta esperienza e tutte quelle competenze necessarie per affrontare un’attività di questo genere. Sei pronto per scoprire quali sono? Continua a leggere!

La fase preliminare

L’allestimento di stand fieristici può riguardare eventi nazionali e internazionali. Non solo, al di là del contesto in cui va realizzata la struttura, è bene considerare anche il tipo di cliente che commissiona l’attività. L’allestimento potrebbe infatti essere richiesto da un privato, ovvero un’azienda, oppure da un ente pubblico. Si tratta di una differenza molto importante, in quanto queste due tipologie di cliente prevedono una prima fase organizzativa completamente diversa.

Nel primo caso, ad esempio, potrai contare su una flessibilità molto più ampia. Nel caso in cui invece l’allestimento riguardi un cliente istituzionale, l’approccio sarà completamente differente. Innanzitutto dovrai partecipare a un bando di gara. Questo significa che l’agenzia che si occuperà di realizzare gli allestimenti dovrà dimostrare di essere in possesso di una serie di requisiti. A questo proposito, in particolare, MEPA richiede un certo numero di anni di esperienza, certificazioni specifiche, indicazioni relative al fatturato, ecc. Per partecipare al bando, l’agenzia dovrà inoltre iscriversi attraverso una piattaforma dedicata. Questo step rappresenta la fase preliminare, ovvero quella in cui si definisce l’accordo di collaborazione fra l’agenzia e il cliente.

Allestimento stand fieristici: i costi burocratici

Mentre nel caso dell’ente pubblico, è necessario attendere l’esito del bando di gara, nel caso del privato sarà sufficiente raggiungere un accordo commerciale. In entrambi i casi, però, il preventivo dell’agenzia dovrà includere anche il costo di tutti quegli adempimenti burocratici necessari per prendere parte alla fiera. Per partecipare è ad esempio necessario pagare lo spazio occupato. Non solo, nel caso in cui fosse necessario allestire un’area degustazione, bisognerebbe anche ottenere delle assicurazioni specifiche per l’utilizzo dell’acqua. Si tratta perciò di adempimenti che hanno un costo economico importante e che non possono essere sottovalutati. Soltanto dopo aver organizzato il tutto, il progetto potrà ufficialmente partire. Vuoi scoprire cosa ti aspetta? Continua a leggere!

La fase progettuale

Alla fase preliminare segue quella progettuale, che consiste nella creazione del rendering e nella presentazione al cliente. In particolare, l’agenzia si occupa di raccogliere tutte le richieste e di realizzare alcune tipologie di rendering (generalmente tre).

Dopo aver individuato la proposta migliore, potrai procedere con la personalizzazione, inserendo eventuali optional. A questo proposito, ad esempio, puoi scegliere se proporre stand realizzati con moquette oppure con parquet laminato, o ancora optare per soluzioni di illuminazione più o meno complesse e articolate. Naturalmente ogni optional ha il suo costo e la scelta dei materiali fa la sua parte. Lo stand comincerà perciò a prendere forma e si arriverà alla creazione del layout definitivo. Prima di passare alla fase di allestimento vera e propria, dovrai però ricordarti di recuperare tutto il materiale necessario. In altre parole dovrai preparare e definire tutti i moduli necessari per realizzare il layout definitivo e approvato dal cliente. Solo a questo punto potrai passare alla fase dell’allestimento degli stand fieristici. Sei pronto per cominciare? Ecco tutto ciò che devi fare!

Allestimento e disallestimento stand fieristici

L’ultima fase relativa all’organizzazione degli allestimenti di stand fieristici parte proprio dalla preparazione del materiale. Dopo aver raccolto tutti  i moduli, dovrai quindi preoccuparti di caricarli su appositi furgoni o container, nel caso in cui l’evento fosse organizzato all’estero. A questo punto potrai procedere con il montaggio, servendoti di una squadra di tecnici specializzati che si occuperanno di realizzare lo stand nell’arco di due-tre giorni. Esattamente 24 ore prima dell’apertura al pubblico, il cliente dovrà supervisionare il tutto, in modo da verificare la corrispondenza tra quanto richiesto e quanto realizzato. In questa fase potrebbero emergere nuove esigenze ed essere necessarie alcune modifiche. Per questo motivo, è fondamentale che l’agenzia sia in grado di prevedere tutto ciò, riuscendo a fronteggiare ogni genere di richiesta.

La gestione dell’imprevisto è un aspetto molto importante nell’allestimento di stand fieristici. La capacità di rispondere più o meno prontamente può infatti fare la differenza nella riuscita dell’evento. L’agenzia dovrà quindi dimostrare di essere all’altezza, offrendo esperienza ma soprattutto estrema versatilità. A questo punto, quando la fiera sarà terminata, potrai procedere con il disallestimento. Avrai a disposizione solo 24 ore e, proprio per questo, dovrai cercare di smontare il tutto, avendo cura di recuperare la maggior parte dei materiali. Gran parte di essi potranno infatti essere riciclati per ulteriori allestimenti. Per questo motivo dovresti affidarti ad una squadra di addetti allo smontaggio, che si occuperanno di recuperare tutti i materiali e caricarli sul furgone.

A questo punto l’attività può considerarsi conclusa. Se hai ancora qualche dubbio e vorresti approfondire meglio l’argomento, iscriviti qui alla nostra newsletter e riceverai una consulenza gratuita da uno dei nostri professionisti!